проєкт

ПРИШИБСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

(сорок третя сесія восьмого скликання)

РІШЕННЯ

вересня 2024 року

Про затвердження Положення

про відділ управління персоналом,

організаційної роботи, документообігу

та зв’язку з громадськістю виконавчого комітету

Пришибської сільської ради у новій редакції

Керуючись статтею 26 Закону України ,,Про місцеве самоврядування в Україні”, Пришибська сільська рада

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про відділ управління персоналом, організаційної роботи, документообігу та зв’язку з громадськістю виконавчого комітету Пришибської сільської ради у новій редакції.
   
   2. Організацію виконання цього рішення покласти на відділ управління персоналом, організаційної роботи, документообігу та зв’язку з громадськістю виконавчого комітету Пришибської сільської ради, контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію з питань фінансів, бюджету, планування соціально-економічного розвитку, прав людини, законності, депутатської діяльності, етики та регламенту.
   
   3. Рішення Пришибської сільської ради восьмого скликання від 19.05.2021 року «Про перейменування загального відділу виконавчого комітету Пришибської сільської ради у відділ управління персоналом, організаційної роботи, документообігу та зв’язку з громадськістю виконавчого комітету Пришибської сільської ради» (11 чергова сесія), вважати таким, що втратило чинність.
   
   
   
   Сільський голова Валентина ГОРОДЯНКО
   
   ЗАТВЕРДЖЕНО
   
   рішення Пришибської сільської ради VIII скликання
   
   __ вересня 2024 року
   
   (43 чергова сесія)
   
   ПОЛОЖЕННЯ
   
   про відділ управління персоналом, організаційної роботи, документообігу та зв’язку з громадськістю виконавчого комітету Пришибської сільської ради у новій редакції
   
   1.Загальні положення
   
   1.1 Відділ управління персоналом, організаційної роботи, документообігу та зв'язку з громадськістю виконавчого комітету Пришибської сільської ради (далі Відділ ) відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» є структурним підрозділом Пришибської сільської ради та її виконавчого комітету та утворюється сільською радою, є підзвітним і підконтрольним сільській раді, підпорядкований виконавчому комітету сільської ради, сільському голові.
   
   1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод, Європейською хартиєю місцевого самоврядування іншими міжнародними договорами та правовими актами, ратифікованими Верховною Радою України, Законами України « Про місцеве самоврядування в Україні», « Про службу в органах місцевого самоврядування», іншими нормативно-правовими актами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями сільської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями сільського голови, а також цим Положенням.
   
   1.3. Відділ не є юридичною особою.
   
   1.4. Структура та штатна чисельність відділу затверджується рішенням сільської ради. Штатний розпис відділу згідно структури відділу складається з посад, визначених в порядку Законів України « Про службу в органах місцевого самоврядування» та працівників відділу ,які здійснюють технічне, господарське та інше забезпечення ( обслуговування) .
   
   1.5 Посадові обов’язки працівників відділу визначаються начальником відділу, а посадові обов’язки начальника Відділу визначаються керуючим справами виконкому сільської ради, затверджуються сільським головою.


2. Основні завдання і функції

2.1. Документаційно-технічне забезпечення діяльності керівництва, апарату виконавчого комітету Пришибської сільської ради, ведення в апараті виконавчого комітету Пришибської сільської ради діловодства, здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету сільської ради;

2.2. Організація кадрової роботи, в основу якої покладено принципи служіння територіальній об’єднаній громаді, дотримання прав місцевого самоврядування, самостійності кадрової політики та реалізації Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», документальне оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин.

2.3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань з питань документаційно-технічного забезпечення:

• здійснює ведення діловодства в апараті виконавчого комітету Пришибської сільської ради з питань документаційно-технічного забезпечення;


• здійснює експертизу нормативно-правових актів, розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету сільської ради та розпоряджень сільського голови) щодо їх відповідності Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Пришибської сільської ради та іншим нормативно-правовим актам з питань діловодства;


• приймає, реєструє, здійснює попередній розгляд, передає згідно з розподілом обов’язків на розгляд керівництву Пришибської сільської ради та на виконання, розмножує, розсилає вхідну і вихідну кореспонденцію, рішення виконавчого комітету та рішення Пришибської сільської ради, розпорядження сільського голови, інші документи виконавчого комітету Пришибської сільської ради;


• забезпечує здійснення діловодства за запитами на інформацію, надісланими поштою та засобами факсимільного зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію;


• надає для оприлюднення на офіційному сайті сільської ради рішення виконавчого комітету та сесії сільської ради, розпорядження сільського голови, порядок денний сесії сільської ради;


• забезпечує здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюціям керівництва Пришибської сільської ради;


• спільно з іншими структурними підрозділами Пришибської сільської ради забезпечує підготовку і проведення засідань виконавчого комітету сільської ради;


• за дорученням сільського голови перевіряє в структурних підрозділах виконавчого комітету ради, відділах апарату виконавчого комітету ради стан організації діловодства та контролю за проходженням і виконанням документів, вивчає роботу діловодних служб цих органів, надає їм необхідну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;


• здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті ради, готує довідки, доповідні записки, зведення, звіти, інформації з питань роботи з документами, періодично інформує керівництво виконавчого комітету ради з цих питань;


• забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів роботи з документами, комп’ютеризації діловодних процесів та інших напрямів діяльності апарату, надання методичної і практичної допомоги з цих питань працівникам апарату ради, іншим підрозділам виконавчого комітету ради;


• сприяє набуттю знань і навиків з питань роботи з документами працівниками ради, підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб ради;


• забезпечує облік, зберігання бланків інформаційних, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів ради і законність користування ними;


• складає номенклатуру справ ради, забезпечує здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання у відділах справ, приймання документів відділів на зберігання до поточного архіву ради;


• організовує роботу поточного архіву ради, забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі для передачі на державне зберігання, готує і передає справи на зберігання до архіву ради;


• забезпечення реалізації державної політики з питань цифрового розвитку, цифрової трансформації, цифровізації, цифрових інновацій, електронного урядування, технічного захисту інформації та протидії кіберзагрозам у виконавчому комітеті Пришибської сільської ради;


• забезпечує стале функціонування локальних мереж, інформаційно-телекомунікаційних систем виконавчого комітету Пришибської сільської ради, їх розвиток та модернізацію;


• використовує наявні і створює нові інформаційні ресурси виконавчого комітету Пришибської сільської ради, а також забезпечує доступ до них;


• забезпечує розвиток електронного урядування та впровадження програм у виконавчому комітеті Пришибської сільської ради;


• у межах повноважень розглядає документи та звернення, що стосуються питань інформатизації, електронного урядування, цифрового розвитку, які надійшли до виконавчого комітету Пришибської сільської ради і готує щодо них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також пропозиції;


• забезпечує адміністрування офіційного доменного імені виконавчого комітету Пришибської сільської ради та функціонування електронних поштових скриньок в доменній зоні;


• забезпечує мультимедійний та технічний супровід нарад, засідань сільської ради та її виконавчого комітету, круглих столів, зустрічей, що проводяться виконавчим комітетом Пришибської сільської ради;


• забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;


• забезпечує своєчасне розміщення структурними підрозділами Пришибської сільської ради та її виконавчих органів інформації, яка підлягає оприлюдненню, а також будь-яких інших даних, що відповідають визначенню публічної інформації, у формі відкритих даних;


• аналізує та узагальнює рівень цифровізації та інформатизації в пріоритетних сферах впровадження цифрових технологій (освіта, медицина, ЖКГ, транспорт та інше);


• аналізує та систематизує перелік електронних послуг, які надаються сільською радою, її структурними підрозділами та комунальними підприємствами сільської ради;


• вирішує інші питання, пов’язані з цифровою трансформацією, що передбачені законодавчими актами України;


• організовує взаємодію з громадянами, підприємствами, установами, організаціями щодо цифрової трансформації, удосконалення     е-урядування та е-демократії:


• розглядає пропозиції (зауваження) громадян щодо удосконалення сфери електронних послуг, системи розвитку цифрових навичок громадян;


• бере участь у розробленні та впровадженні вимог електронного документообігу в Пришибській сільській раді, її виконавчих органах, комунальних підприємствах;


• забезпечує контроль за технічним функціонуванням офіційного сайту та електронних сервісів Пришибської сільської ради та вживає заходів щодо його оперативного оновлення;


• організовує у межах своїх повноважень супроводження та адміністрування веб-порталу відкритих даних. Надає методичну допомогу структурними підрозділами сільської ради щодо його наповнення та актуалізації;


• відділ при вирішенні питань, які належать до його відання, взаємодіє з відділами ради та іншими структурними підрозділами виконавчого комітету ради, підприємствами, установами, організаціями і громадянами.
  
  2.4. Відділ до покладених на нього завдань з питань організації кадрової роботи:


• забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування в апараті виконавчого комітету ради, структурних підрозділах виконавчого комітету ради;


• визначає щорічну та перспективну потребу в кадрах, формує замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації посадових осіб та керівників підпорядкованих установ;


• веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб місцевого самоврядування, апарату виконавчого комітету ради, відділів та інших структурних підрозділів виконавчого комітету ради, а також керівників комунальних підприємств, установ територіальної громади;


• проводить роботу з резервом кадрів апарату виконавчого комітету ради та відділами виконавчого комітету ради, а також здійснює організаційне забезпечення формування кадрового резерву;


• вносить пропозиції голові щодо зарахування до кадрового резерву посадових осіб відділів виконавчого комітету ради при плануванні періодичного переміщення по службі;


• вивчає разом з іншими відділами виконавчого комітету ради підрозділами особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в апараті виконавчого комітету ради, відділах виконавчого комітету ради, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям та проходженням служби в органах місцевого самоврядування, ознайомлює із Загальними правилами етичної поведінки посадової особи, контролює добір і розстановку кадрів в апараті органу і структурних підрозділах ради;


• приймає від претендентів на посади посадових осіб місцевого самоврядування відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, проводить спеціальну перевірку та здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору;


• розглядає та вносить на розгляд голові пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посади, готує разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням;


• готує проекти розпоряджень голови про призначення на посади та звільнення з посад працівників ради та керівників підприємств, установ, організацій, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста;


• оформляє документи про прийняття Присяги посадової особи місцевого самоврядування та присвоєння рангів посадовим особам, вносить про це записи до трудових книжок;


• обчислює стаж роботи та служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників апарату виконавчого комітету ради, відділів виконавчого комітету ради;


• у межах своєї компетенції здійснює заходи щодо забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу;


• своєчасного готує документи щодо призначення пенсій працівникам;


• здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників;


• оформляє і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівникам, проводить оформлення листків тимчасової непрацездатності;


• готує документи для відрядження працівників у межах України та за кордон;


• у межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури та штатного розпису виконавчого комітету сільської ради;


• здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків;


• забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів;


• разом з іншими структурними підрозділами здійснює контроль за дотриманням Законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законодавчих актів з питань кадрової роботи;


• здійснює заходи щодо ведення комп’ютерного обліку електронних особових справ посадових осіб, використання його даних у межах повноважень відповідного органу виконавчої влади;


• здійснює організаційні заходи щодо своєчасного щорічного подання посадовими особами місцевого самоврядування відомостей про доходи, зобов’язання фінансового характеру та належне їм майно, у тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім’ї (декларація про доходи);


• розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян, надає роз’яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції кадрової служби;


• розробляє проекти нормативно-правових актів, що стосується кадрових питань;


• проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.

1. Права
   
   3.1. Вимагати від відділів апарату, інших структурних підрозділів виконавчого комітету сільської ради неухильного виконання надісланих їм з цією метою документів, подання ними до виконавчого комітету сільської ради у визначені строки та у встановленому порядку звітів про виконання документів.
   
   3.2. Повертати документи, підготовлені з порушенням встановленого порядку або виконані неякісно.
   
   3.3. Вносити пропозиції керівництву виконавчого комітету ради з питань, віднесених до компетенції відділу;
   
   3.4. Брати участь у заходах за дорученням керівництва виконавчого комітету ради.
   
   3.5. Працівники Відділу, які є посадовими особами місцевого самоврядування, користуються правом доступу до всіх документів нетаємного діловодства апарату виконавчого комітету ради та інших структурних підрозділів виконавчого комітету ради.
   
   3.6. Перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.
   
   3.7. Одержувати у встановленому порядку від відділів виконавчого комітету ради документи, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань.
   
   3.8. Брати участь у нарадах та інших заходах з питань кадрової роботи, що проводяться у виконавчому комітеті ради.
   
   3.9. Вносити голові пропозиції з питань удосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності служби в органах місцевого самоврядування.


2. Організація роботи відділу
   
   4.1 Відділ очолює начальник, який призначається на конкурсній основі та звільняється з посади розпорядженням голови сільської ради.
   
   4.1 На правах структурного підрозділу до складу Відділу входить сектор технічно - господарського забезпечення.
   
   4.1. Структура Відділу, чисельність та посадові оклади його працівників встановлюються штатним розписом апарату виконавчого комітету ради, який затверджується головою.
   
   4.2. Начальник, спеціалісти Відділу призначаються на посаду та звільняються з посади головою відповідно до вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативних актів, що стосуються проходження служби в органах місцевого самоврядування.
   
   Інші працівники відділу приймаються на роботу відповідно до Кодексу законів про працю України та не є посадовими особами.
   
   4.3.Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю Відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ завдань, розподіляє обов’язки між працівниками Відділу, забезпечує підвищення їх ділової кваліфікації.
   
   4.4. Начальник відділу є посадова особами місцевого самоврядування, відповідно до цього Положення має посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок сільського бюджету.


3. Відповідальність

5.1. Начальник Відділу або спеціаліст, який виконує його обов’язки несе персональну відповідальність за:

5.1.1. виконання покладених на Відділ завдань і здійснення ним своїх функціональних обов’язків відповідно до цього Положення;

5.1.2. відповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законодавства;

5.1.3. виконання рішень сільської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень і доручень сільського голови;

5.1.4. своєчасну і достовірну подачу інформацій та звітів, що входять до компетенції Відділу, стан діловодства;

5.1.5. правильне оформлення проектів сільської ради, розпоряджень сільського голови по питаннях, які відносяться до його компетенції.

5.1.6. розгляд заяв і звернень громадян, фізичних та юридичних осіб у терміни встановлені чинним законодавством.

5.1.7. за неналежне виконання законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» та інших чинних нормативних актів.

5.1.8. несе відповідальність за збереження документів, які надійшли у Відділ.

6. Заключні положення

6.1.Пришибський сільський голова створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань, які відносяться до компетенції відділу.

6.2. Ліквідація і реорганізація Відділу проводиться Пришибською сільською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.

6.3. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.